BPMS — аббревиатура, которую в последнее время все чаще пользователи ищут в Google. Разбираемся, что это такое, и как выбрать оптимальную систему для процессов конкретной компании.
Прежде всего давайте разберемся, что такое система класса BPMS (у нее много названий: BPM-система, iBPMS-система, digital business platform, low-code platform). Дословная расшифровка — Business Process Management System. То есть ПО, позволяющее управлять любыми бизнес-процессами.
Мы трактуем BPMS как класс программ, которые делают как минимум три вещи:
- Строят модели процессов и визуализируют их в стандартной (BPMN) или самостоятельно разработанной нотации.
- Позволяют назначать задачи исполнителям (пользователям или IT-системам).
- Собирают и хранят аналитику по текущим и уже завершившимся процессам.
Мы выделили 7 основных шагов по выбору BPMS системы, которая лучше всего подойдет под потребности конкретного бизнеса. Чем ответственнее вы подойдете к этим шагам, тем точнее будет выбор и успешнее внедрение.
1. Определите ключевые бизнес-процессы.
На первом этапе выделите 3-5 ключевых бизнес-процессов и постройте их модели, определив важные характеристики: границы, объект управления, активности и сценарии развития событий. Затем проанализируйте, какие IT-системы используются в ходе исполнения бизнес-процессов.
Начинать переговоры с поставщиками BPM-систем лучше только после того, как у вас появится документ с полным описанием хотя бы одного процесса.
Используйте этот процесс в качестве пилотного проекта. Вы сразу увидите, насколько гибко провайдер учитывает особенности компании, или же предлагает вам типовое решение. Что мы понимаем под полным описанием бизнес-процесса? Документация должна включать:
- Визуальную модель процесса.
- Описание активностей, развилок и событий.
- Подробные требования по интеграции с другими ИТ-системами.
- Требования к пользовательским интерфейсам.
Будут ли пользователи выполнять задачи в рамках процесса через почтовое приложение, мобильное приложение, систему управления контентом или через программу для постановки задач?
Примите решение, будете ли вы хранить документы в SharePoint, облачном сервисе, на Google-диске? Нужны ли вам при работе с BPMS возможности расширенного поиска или распознавания документов?
Может показаться, что проще всего взять спецификацию любого BPMS-провайдера и сравнить с ней другие решения. В этой ситуации теряются специфические нюансы работы конкретно вашей организации. Есть риск в погоне за модными трендами и ненужными функциями потратить на решение много ресурсов и не получить требуемый результат.
Формализованные бизнес-процессы позволяют управлять процессом выбора вендора, понимать свои потребности и обращать внимание на действительно важные параметры.
2. Проконсультируйтесь с теми, кто будет пользоваться системой.
Ваше видение системы — это важно, но работать с ней будут многие сотрудники и отделы.
Вместо того, чтобы строить предположения, пообщайтесь с топ-менеджерами, руководителями подразделений и IT-специалистами — с теми, кто будет работать с BPMS. У них точно есть запросы, о которых вы не думали.
Это скорректирует видение ваших потребностей, как текущих, так и будущих, а также позволит задать провайдерам BPMS все насущные вопросы. Помните о заинтересованных сторонах с первого дня и периодически консультируйтесь с ними. Их вовлеченность поможет на этапе внедрения и снизит возможное сопротивление и саботаж на местах.
3. Создайте список требований.
Приступайте к перечню технических требований только после того, как завершили первые два шага. Некоторые компании игнорируют эти этапы. Или, еще хуже, берут список технических параметров самого настойчивого поставщика и используют его как собственный. Критерии должны основываться на потребностях ваших процессов, а не на списке возможных функций ПО.
Задайте себе следующие вопросы:
- Как потенциальные решения будут интегрироваться с существующей инфраструктурой и технологиями?
- Мы ищем облачную или локальную систему?
- Кто будет поддерживать систему после внедрения?
- Насколько легко найти на рынке труда такого специалиста?
У каждого подхода есть преимущества и недостатки. Например, некоторые политики IT-безопасности не позволяют использовать облачные сервисы. Это все нужно учесть заранее.
4. Составьте план проекта.
Убедитесь, что в плане проекта учтены следующие этапы:
- Построение модели бизнес-процессов.
- Построение модели данных.
- Установка ПО.
- Разработка пользовательских интерфейсов.
- Интеграция с другими IT-системами.
- Тестирование решений.
- Обучение конечных пользователей.
Собирайте оценки по срокам от разных экспертов. Просите провайдеров BPMS оценить сроки внедрения их продукта. Некоторые провайдеры обещают завершение внедрения за пару месяцев и даже быстрее. Соберите обратную связь от клиентов каждого из них, чтобы получить представление о реальных сроках и сотрудничестве.
Относитесь к выбору BPM системы как к бизнес-решению. Оцените потенциальные выгоды для бизнеса, зафиксируйте конкретные целевые показатели перед внедрением программного обеспечения. Для чего вы это делаете? Ответьте на вопросы:
- Что является основным результатом этого процесса?
- Соответствует ли процесс своим показателям эффективности (PPI)?
- Какие аспекты нуждаются в улучшении?
- Какие изменения будут улучшать эти процессы?
- Как мы можем измерить эффект от внедрения изменений?
Если вы не отслеживаете потенциальные выгоды, у вас меньше шансов для их достижения. Регулярный анализ процессных показателей позволяет видеть динамику во времени и определить узкие места, требующие изменений.
5. Запустите пилотный проект.
На базе сформулированных требований выберите несколько потенциальных поставщиков. После первого знакомства и изучения предложений вы можете исключить кого-то из-за высокой стоимости, недостаточного опыта или отрицательной обратной связи.
Во время презентации продуктов задайте вопросы о специфических требованиях для вашей организации. Вендоры, ориентированные на долгосрочное сотрудничество, честно ответят, соответствуют ли их продукты вашим критериям или нет, и что требуется для доработки.
Важный момент: не стоит ожидать, что какой-то один поставщик будет соответствовать всем вашим требованиям.
После презентаций рекомендуем запустить пилотный проект (PoC, proof of concept) с одним или двумя поставщиками, которые подходят вашему бюджету. Пилотный проект покажет, будет ли решение работать по заранее установленными требованиям. После завершения пилотного проекта проведите презентацию внутри организации.
6. Выбирайте не бренд, а решение.
Многие организации делают выбор системы на основании бренда. Или выбирают то, что используют конкуренты. Это опрометчивое решение. Никакой бренд не гарантирует соответствия вашим потребностям.
Выбирайте систему, которая соответствует большинству (если не всем) вашим требованиям не только сейчас, но и в будущем. Обращайте внимание на клиентскую поддержку, соответствие трендам в области цифровой трансформации.
7. Соберите рекомендации.
Ищите кейсы внедрения и истории успеха. Изучайте обзоры ПО, отзывы компаний о внедрении. Не стоит верить всему, что вы прочтете, но пообщаться напрямую с 2-3 клиентами выбранного провайдера будет не лишним. Особенно полезен опыт из схожей сферы бизнеса. Расспросите их о нюансах внедрения, о клиентской поддержке, удобстве интерфейса продукта и сложностях с адаптацией для конечных пользователей.
BPM решения отличаются ценообразованием, подходом и громкостью брендов, но в большинстве поддерживают схожие базовые функции. Ключ к успеху заключается в поиске решений, которые будут взаимодействовать с вашими существующими системами, удобны для сотрудников и будут отвечать специфическим требованиям.